Marc M. Galal – „Effektivität halte ich für wichtiger als Effizienz“

Marc M. Galal ist Experte für Verkaufspsychologie und -linguistik. Er coachte in seinen Seminaren bereits mehr als 110.000 Teilnehmer. Galal ist Autor, Vortragsredner und Impulsgeber für Unternehmen wie Ikea, Bang & Olufsen, Deichmann, Renault und Altana Pharma.

1. Warum ist effizientes Zeitmanagement sinnvoll?

Galal: „Ich halte effizientes Zeitmanagement überhaupt nicht für sinnvoll. Unter Effizienz versteht man, dass die Dinge richtig gemacht werden. Unter Effektivität jedoch, dass man die richtigen Dinge tut. Das halte ich für wichtiger, denn es geht doch darum, dass man sich nur mit den Aufgaben beschäftigt, die wichtig sind und einen selbst näher ans Ziel heranbringen.“

2. Was ist der größte Fehler, der effizientes Zeitmanagement erschwert?

Galal: „Ich weiß nicht, ob es der größte Fehler ist, doch wir Menschen neigen dazu, die falschen Dinge zu erledigen. Statt uns auf die Projekte oder Tätigkeiten zu konzentrieren, die eine langfristige Veränderung herbeiführen, erledigen wir häufig die „dringlichen“ Dinge. Also die Sachen, die schnell abgearbeitet werden müssen, weil es z. B. einen Abgabetermin gibt. Wir achten hierbei nicht darauf, wie wichtig sie wirklich sind. Das Pareto-Prinzip macht das sehr eindrucksvoll klar: 80 Prozent der Ergebnisse werden in 20 Prozent der Gesamtzeit erreicht. Für die verbleibenden 20 Prozent benötigen wir 80 Prozent der Gesamtzeit, die letzten 20 Prozent machen also die meiste Arbeit.“

3. Womit sollte man beginnen, wenn man seine Termine besser einhalten möchte?

Galal: „Zunächst einmal sollte man sich genau anschauen, was wirklich wichtig ist. Dann sollte man mutig streichen, und zwar all die Dinge, die keine absolute Priorität haben. Und dann sollte man sich angewöhnen, nur etwa 50 Prozent des Tages zu planen und mit Aktivitäten auszufüllen. So ist noch Raum für die vielen Herausforderungen, die sich z. T. spontan ergeben oder die plötzlich an einen herangetragen werden. “

4. Welche Grundregeln sollte man dauerhaft beachten, um keine Fristen mehr zu verpassen?

Galal: „Wenn man Fristen verpasst, dann hat das meist einen Grund. Es hängt mit unserem individuellen Persönlichkeitsmuster zusammen, das wir schon seit der Kindheit unbewusst konditioniert haben. Es beeinflusst, wie man arbeitet, wie man sich motiviert, wie man tickt. Ist man ein „Hin zu Typ“, dann bereitet man seine Termine akribisch vor und trifft seine Vorbereitungen so, dass man pünktlich zum Abgabetermin alles beisammen hat, eher noch vorher. Ist man dagegen ein „Weg von Typ“, dann arbeitet man immer erst, wenn der Druck bereits groß ist, der Abgabetermin unmittelbar bevor steht oder schon verstrichen ist und man alle Hebel in Bewegung setzen muss, um eine Fristverlängerung zu erhalten. Zwar macht man aus einem „Weg von Typ“ keinen „Hin zu Typen“ mehr, doch es gibt den einen oder anderen Trick, um Fristen künftig nicht mehr zu verpassen. Der „Weg von Typ“ braucht Konsequenzen, wenn er sein Soll nicht erfüllt. Er kann bzw. sollte sich auch selbst unter Druck setzen, indem er z. B. Abgabetermine öffentlich macht oder mit anderen Wetten abschließt. Die Konsequenzen, die er sich selbst auferlegt, müssen jedoch wirklich unbequem sein und weh tun, denn wenn das nicht der Fall ist, dann motiviert es auch nicht genug. Der „Weg von Typ“ setzt Projektpartner, Geschäftspartner oder Dienstleister darüber in Kenntnis, wann er Dokumente zuliefert, das Projekt abgeschlossen haben wird oder das Material liefern kann. So steht er unter Zugzwang, denn er möchte nicht als unzuverlässig gelten.“

5. Wie kann man sich motivieren, seine Vorsätze einzuhalten?

Galal: „Wichtig ist auf jeden Fall, dass man sich nicht zu viel vornimmt. Ist die Zahl der guten Vorsätze nämlich zu groß, dann ist es so wie zum Jahreswechsel. Während man in der Sylvesternacht noch felsenfest daran glaubt, alle seine guten Vorsätze einzuhalten, so überleben sie doch selten die erste Woche im neuen Jahr. Es gilt also: weniger ist mehr. Lieber auf eine Sache konzentrieren und diese konsequent verfolgen, als sich im Wust der guten Vorsätze zu verzetteln. Zusätzlich sollte der gute Vorsatz zur eigenen Vision oder dem eigenen Ziel passen, weil dann die Motivation selbst umso größer ist.“

6. Was kann man tun, wenn andere das eigene Zeitmanagement erschweren?

Galal: „Das kommt darauf an, wer einem das Zeitmanagement erschwert und wo in der Hierarchie derjenige steht. Steht er über mir, dann sollte ich herausfinden, um was für einen Typ es sich handelt (Hin zu oder Weg von). Handelt es sich um einen Weg von Typen, dann sollte ich versuchen, entsprechend seines Musters zu arbeiten, denn ändern werde ich daran nichts. Ein Weg von Typ bedient immer denjenigen, der am lautesten schreit und dessen Anliegen am dringlichsten scheint. Erschwert jemand mein Zeitmanagement, der in der Hierarchie unter mir steht, dann sollte ich feste Zeiten und Abgabetermine schriftlich mit ihm fixieren und ihm mehr Eigenverantwortung geben. Je größer die Verantwortung, desto mehr wird sich derjenige darauf konzentrieren, die gewünschten Ergebnisse zur gewünschten Zeit zu liefern. “

7. An welchen Beispielen für effizientes Zeitmanagement kann man sich orientieren?

Galal: „Für mich persönlich ist der Virgin Gründer Richard Branson ein großes Vorbild, denn Virgin rief in vier Jahrzehnten fast 400 Tochterunternehmen ins Leben. Und trotz dieses gigantischen wirtschaftlichen Erfolgs ist Branson immer auf der Suche nach dem großen Abenteuer und war an einer Reihe von Weltrekorden beteiligt. Wenn man das bewerkstelligen will, dann muss man ein perfektes Zeitmanagement haben, erstklassige Mitarbeiter und die Fähigkeit, am Unternehmen und nicht im Unternehmen zu arbeiten.“

8. Welchen Unterschied gibt es zwischen privatem und beruflichem Zeitmanagement?

Galal: „Ganz ehrlich, für mich gibt es keinen Unterschied. Ein erstklassiges Zeitmanagement gibt mir die Möglichkeit, meine Ziele noch besser zu erreichen. Zwar sehen die beruflichen Ziele anders aus als die privaten, doch an der Vorgehensweise ändert sich nichts.“

9. Was ist der persönliche Preis, den man für mehr Effizienz zahlen muss?

Galal: „Wenn man nur effizient und nicht effektiv arbeitet, dann verschwendet man wertvolle Lebenszeit. Man sitzt im Hamsterrad und dreht sich immer schneller. Das ist immer die Gefahr, umso wichtiger ist es, dass man an seinen Zielen und Visionen arbeitet, dass man Prioritäten setzt, delegiert und die freie Zeit nicht mit unnötigen Aufgaben füllt. Sonst generiert man einen Kreislauf der Frustration.“

10. Welchen Erfolg bringt verbessertes Zeitmanagement?

Galal: „Eindeutig mehr Lebensglück, weil man durch ein perfektes Zeitmanagement größere Erfolge feiern kann und mehr Zeit für sich und seine Lieben gewinnt. Mehr kann man sich doch gar nicht wünschen, oder?“

Weitere Informationen

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